نتايج جستجو مطالب برچسب : مدیریت زمان

۵ اشتباه در مدیریت کردن زمان

حتما تاکنون پیش آمده‌است که در مدیریت زمان به مشکل بربخورید. این مشکلات ناشی از اشتباه در مدیریت زمان هستند. ما در این نوشتار ۵ اشتباه در مدیریت زمان را برای‌تان می‌گوییم که باید در رفع آن‌ها بکوشید.

ما سعی می‌کنیم فهرست کارهای‌مان را با زمان بندی دقیق انجام دهیم ولی هرچه‌قدر هم سخت کار کنیم، کارها از ما جلو می‌زنند و بازهم به آنها نمی‌رسیم. فهرست کارهایی که باید انجام دهیم هر روز بلندتر می‌شود و

ادامه مطلب / دانلود

خیلی از ما آدم ها،چون فردا شود، فکر فردا کنیم

چطور برنامه ریزی کنیم که اسفند ماه با آرامش و نظم سپری شود و چگونه به کارهایی که لازمه رسیدن نوروز و تعطیلات است رسیدگی کنیم؟

به اسفند سال قبل فکر می کنیم و یادمان می آید چه برنامه ها داشتیم. قرار بود به همه چیز خوب و منظم رسیدگی کنیم اما باز هم یک سال دیگر گذشت و آن برنامه ای که در ذهن می پروراندیم، آنطور که توقعش را داشتیم اجرا نشد. چرا چنین اتفاقی می افتد؟ آیا می شود به گونه ای مدیریت و برنامه ریزی کرد که آخر هر سال غبطه زمان از دست رفته را نخوریم؟ ما در این فرصت به چند نکته که شاید در این روزها به دردتان بخورد اشاره خواهیم کرد.

فیلم زندگی تان را بسازید

در این یک ماه فرصت باقیمانده از سال، برای نظم دادن بیشتر به امور زندگی می توانید این تمرین را انجام دهید تا اصول استفاده از زمان را برای سال جدید یاد بگیرید؛

الف: اول اینکه هر شب قبل از خواب فیلم آن روز زندگی تان را در ذهنتان به تصویر بکشید؛ این روش عرفا و بزرگان نیز هست. همین امر سبب نظم بیشتر و پالایش روح شما می شود. کارهای درست، اشتباهات، وقت های هدر رفته و… همگی قبل از خوابیدن یک دور بررسی می شوند و طبیعتا آدمی که هر شب به کارهای روزش فکر می کند به خودشناسی بهتری می رسد تا کسی که آنقدر بی نظم زندگی می کند که نمی داند روزهایش چگونه می گذرند. این تمرین سبب می شود در پایان هر سال از نظر روحی، خودسازی و تزکیه نیز دچار بحران نشوید. مثلا اگر شما هر شب از خودتان حساب بکشید که آن روز چه میزان بندگی خدا را کرده اید و چقدر در خلاف جهت دین عمل کرده اید، زندگی معنوی تان سروسامان بهتری خواهد داشت.

ب: بعد از آن می توانید به کارهای فردایتان فکر کنید. در واقع مثل یک بازیگر حرفه ای فردایتان را در ذهنتان بازی کنید، آماده شوید و فکر کنید که طبق برنامه ریزی از قبل تعیین شده باید چه کارهایی را انجام دهید، با چه کسانی ملاقات کنید، چه حرف هایی را بزنید و از چه کارهایی خودداری کنید.

فرصت های تکرار نشدنی را ببینید

گام اول: تصحیح نگاه به زمان است. اگر به هر ساعت به مثابه یک فرصت تکرار نشدنی نگاه کنیم آن وقت می توانیم ساعات معنادار تری را رقم بزنیم.

گام دوم: شناخت خویش است. باید بدانید که در چه ساعاتی از روز انرژی بیشتری دارید و علاقه مندتر و توانمندتر هستید؛ به این ساعات در زندگی هر کسی «ساعت های کیفی» گفته می شود. بررسی کنید که چه ساعاتی ذهنتان فعال تر است و چه زمانی نیاز بیشتری به استراحت دارید. این کار باعث می شود که در ساعات توانمندی و ساعت های کیفی خود به کارهای بیهوده نپردازید.

گام سوم: اولویت بندی کارها بر اساس درجه اهمیت و فوریت آنهاست. به طور کلی ساعات آغازین روز بهترین زمان برای انجام کارهای دقیق، ظریف و حساس است. پس سعی کنید تا چشمتان را باز می کنید به ایمیل و واتساپ و اینستاگرامتان پناه نبرید و بی آنکه متوجه گذر زمان شوید، بهترین ساعات روز را به سرگرمی ای که در زمان های مرده هم می توان به آن پرداخت، نگذرانید. ساعات اولیه بعدازظهر هم بهترین وقت برای انجام کارهای کوچک است که بیش از چند دقیقه وقت نمی گیرد.

کارهای دیکته شده را انجام ندهید

بعضی از ما سارقان زمان زندگی اطرافیانمان هستیم و البته بعضی ها هم همین نقش را در زندگی ما بازی می کنند و با پیشنهاد برنامه های غیرمترقبه و بدون هماهنگی در زمان های کیفی، باعث هدر رفتن زمان و به هم ریختن نظم و برنامه ما می شوند. شاید بهتر باشد که «نه» گفتن را تمرین کنیم و به همه پیشنهادها بله نگوییم.

مدیریت زمان در خانه تکانی

و اما مدیریت کارهایی که خاص فرارسیدن نوروز است و از آن جمله خانه تکانی! باید با برنامه ریزی درست و صحیح برای انجام خانه تکانی اقدام کنید. خانم های خانه دار که بیشتر زمانشان را در خانه می گذرانند، اغلب این تصور را دارند که هر زمانی که اراده کنند می توانند خانه را بتکانند! یک روز صبح بدون هیچ زمینه قبلی و بحث و مشورتی از خواب بیدار می شوند و تصمیم می گیرند کل آشپزخانه را بیرون بریزند و بشویند و بسابند و اغلب چون دست تنها می مانند این پروسه تا چند روز و گاه چند هفته به درازا می کشد.

دست تنها نمانید

بعضی از کارها هستند که زن خانه به تنهایی از عهده آنها برنمی آید؛ جا به جا کردن وسایل سنگین، پاک کردن سطوح بیرونی شیشه ها و…. اگر بدون توجه به برنامه زمانی دیگر اعضای خانه دست به خانه تکانی بزنید، یا در مسیر تمیزکاری در می مانید و باید ساعت ها منتظر بازگشتن افراد دیگر شوید و یا باید خودتان به تنهایی دست به کار شوید که این نیز جز آسیب های جسمی چیز دیگری در پی نخواهد داشت. پس یک کاغذ بردارید و در برنامه تان ذکر کنید که چه کسی باید در کدام مرحله به کمک شما بیاید و چه زمانی، بعد با آن فرد هماهنگ کنید تا دست تان توی حنا نماند. بعد از نوشتن همه این نکات می توانید اولویت بندی کنید که از کجا شروع کنید؛ از آشپزخانه یا اتاق بچه ها، شستن پرده و فرش ها یا… .

 بی وقفه کار نکنید

شک نکنید که بی وقفه کار کردن جز خستگی مفرط چیزی در پی نخواهد داشت و از کیفیت کارتان نیز می کاهد. پس زمانی را برای استراحت کافی درنظر بگیرید.

ساعت ها را فراموش نکنیم

برای جامه عمل پوشاندن به این اهداف، سه نکته در برنامه ریزی های زمانی وجود دارد که سبب اتلاف وقت می شود و لازم است مانع آنها شویم؛

۱- نگاهمان به زمان، روز، هفته و ماه است. ساعت ها را فراموش کرده ایم.

۲- در برنامه ریزی و تقسیم زمان معمولا فردا یا «شنبه» را زمان شروع برنامه درنظر می گیریم. «همین حالا» بهترین زمان برای شروع یک برنامه و انجام کارهای عقب افتاده است.

۳- ساعات روزانه و هفتگی را در قاب زمان ندیده ایم و از ارزش کیفی آنها خبر نداریم.

---

منبع: همشهری

ادامه مطلب / دانلود

در پایان این مقاله هدیه ای در دست خواهید داشت: زمان زیادی برای انجام کارهایی که می‌خواهی، فوق‌العاده است؟ بسیار ساده! فقط با ترک ۴ عادت مخرب در مدیریت زمان!

۱- ایمیل‌های اتفاقی را چک نکنید

سر زدن‌های اتفاقی به جعبهٔ دریافت ایمیلتان در حین کار موجب اتلاف وقت برای تمرکز دوباره بر کار خواهد شد. این زمان‌های صرف شده در طول یک هفته می‌تواند مساوی با زمان لازم برای انجام کامل یک کار باشد.

به جز اوقاتی که منتظر ایمیل‌های مربوط به کارتان هستید وارد جعبهٔ دریافت نشوید. برای این کار سه بار در روز مشخص کنید: قبل از ظهر، بعد از ناهار عصر.

همین کار را در مورد پیام‌های صوتی، متنی و … انجام دهید. با پایبندی به برنامه این حواس پرتی‌های مضر را کم کنید.

۲- پرواز بس است!

زمانی را به یاد می‌آورم که پشت فرمان ماشین گم می‌شدم و بدون هیچ هدفی ساعت‌ها از این سو به آن سو می‌راندم. انگار که در آسمان پرواز می‌کنم و جهت مهم نیست فقط می‌روم و می‌روم!

بیشتر مردم روزهایشان را همین طور آغاز می‌کنند بدون نقشهٔ راه و البته همین طور بدون هدف و انگیزه آن را به پایان می‌رسانند، انگار تنها کار ممکن آن است که اتلاف وقت کنند. متأسفانه این افراد بی برنامه معتقدند وقتشان را هدر نمی‌دهند، بسیاری از آن‌ها را دور و برمان می‌بینیم رییس، کارگرها و مشتریانمان.

در واقع با ۵ دقیقه صرف وقت می‌توانیم لیست کوتاهی از کارها و فعالیت‌ها تهیه کنیم و با یک برنامهٔ روزانه و تعیین اولویت برای کارها موفقیت‌های بیشتری کسب کنیم.

۳- به دنبال حواس پرتی نباش

بعضی افراد بیشتر پذیرای حواس پرتی‌ها هستند. تا به حال شده وقتی که خواسته‌اید کاری را شروع کنید با رد شدن همکارتان حواستان پرت شود؟

گاهی خودمان مانند یک آهنربا این عوامل را جذب می‌کنیم!

خبر خوش آن که شما تنها نیستید. این یک روش معمول برای تنبلی است. به اولویت‌هایتان نمی‌رسید و زمان را از دست می‌دهید. در را ببند! در اتاق و در ذهنت را!

* هر روز دو نوبت کاری برای خودت در نظر بگیر و در آن ساعات در را ببند!

* کارهایی که برای آن‌ها حواس جمع و تمرکز لازم است را مشخص کن.

* با ایمیل و یا نصب جمله ای بر در اتاق ساعات مراجعهٔ همکاران برای کارهای ضروری را اطلاع رسانی کن.

* زنگ موبایلت را خاموش کن و پیغامی حاوی ساعات جوابگویت روی آن قرار بده.

* هیچ گونه ایمیلی کنترل نکن.

* اینترنت را قطع کن.

* وقتی در این کار به موفقیت رسیدید سعی کنید آن را به سه نوبت کاری افزایش دهید.

ایجاد و تثبیت چنین نظم کاری‌ای توسط خود شخص به راحتی و خود به خود به دست نمی‌آید. وقتی کاری را در اولویت قرار می‌دهید باید خودت را از حواس پرتی‌ها به دور نگه داری و تنها بر آن تمرکز کنی.

۴- تنبلی را کنار بگذار

تنبلی یعنی بازی‌های کامپیوتری، گشت زدن در شبکه های اجتماعی و خیره شدن به پنجره … یک نوع دیگر از تنبلی غفلت از کارهای مهم و رسیدگی به فعالیت‌های متفرقه است که من آن را مرگ خاموش می‌نامم چون خود شخص متوجه آن نمی‌شود. هر لحظه از وقتتان که صرف کارهای پیش پا افتاده شود به معنای یک گام به عقب خواهد بود به خصوص اگر کارها و اهداف مهمی در دست انجام داشته باشید.

زمانتان را برای ترتیب دادن به اولویت‌ها هدر ندهید فقط به این فکر کنید که چرا انجام فلان کار در رسیدن به هدف می‌تواند کمک کند و آن وقت خواهید دید که پایبندی به برنامه و اولویت‌ها برایتان راحت‌تر می‌شود.

بسته های زمانی برای خودتان تعریف کنید. برای هر کاری بازه های زمانی خاص در نظر بگیرید و ساعات شروع و پایان فعالیت روی آن را دقیقاً مشخص کنید.
وقتی بدانید چه کارهایی را در چه ساعاتی باید انجام دهید دیگر از انجام پروژه های بزرگ در بلند مدت نمی‌ترسید.
سعی کنید از یک سیستم هشدار برای پایان زمان کار استفاده کنید مثلاً ساعت کوک کنید.

برنامه ریزی برای ساعات کاری می‌تواند به انجام کار کمک کند زیرا موجب می‌شود در ذهن دستورالعمل‌های جذابی برای شروع و پایان فعالیت‌ها شکل بگیرد.

ادامه مطلب / دانلود