۵ اشتباه در مدیریت کردن زمان

۵ اشتباه در مدیریت کردن زمان

حتما تاکنون پیش آمده‌است که در مدیریت زمان به مشکل بربخورید. این مشکلات ناشی از اشتباه در مدیریت زمان هستند. ما در این نوشتار ۵ اشتباه در مدیریت زمان را برای‌تان می‌گوییم که باید در رفع آن‌ها بکوشید.

ما سعی می‌کنیم فهرست کارهای‌مان را با زمان بندی دقیق انجام دهیم ولی هرچه‌قدر هم سخت کار کنیم، کارها از ما جلو می‌زنند و بازهم به آنها نمی‌رسیم. فهرست کارهایی که باید انجام دهیم هر روز بلندتر می‌شود و هر یک ساعت مثل یک دقیقه می‌گذرد.

طبق پرسش‌کاوی اخیر انجام شده توسط تاگل، پنج اشتباهی که در زیر می‌خوانید از مهم‌ترین موانع موفقیت در مدیریت زمان هستند.

۱- عدم اولویت بندی وظایف

اگر چه فهرست کارهایی که باید انجام بدهید راه اثربخشی در سازماندهی به افکارتان است، اما عدم اولویت‌بندی وظایف، به معنی خارج‌شدن مهم‌ترین کارها از مدار روزتان است. کیمبرلی مدلاک، مشاور بهره‌وری، می‌گوید: “اگر ندانیم قرار است چه کار کنیم فقط از کاری به کار دیگر می‌پریم.” عدم اولویت‌بندی وظایف ممکن است نمودی از محیط کار فعلی و انتظارات دیگران باشد.

مدیرعامل تاگل می‌گوید: “بیش‌تر افرادی که کار تیمی می‌کنند، وقتی هم‌تیمی‌ها یا رییسشان بدون تعیین اولویت‌ها از آنها کاری می‌خواهند احساس می‌کنند تحت‌فشار قرار دارند.” وقتی دارید برای روز، هفته، یا ماه‌تان برنامه می‌ریزید از خودتان بپرسید مهم‌ترین وظایفی که باید انجام دهید چیست. از خودتان نپرسید چه کارهایی را دوست دارید انجام بدهید، ببینید چه کارهایی را باید انجام دهید. مدلاک می‌گوید: “اغلب، کار مهم، همان کاری است که در ذهن سنگینی می‌کند و به دلیل مقاومت ذهنی می‌خواهیم از انجام آن سر‌باز بزنیم، باید روی همین کار تمرکز کنیم.” خیلی وسوسه‌انگیز است که در طول روز کارهای کوچک پنج دقیقه‌ای را به جای کارهایی که به تمرکز نیاز دارند انجام دهیم، حتی وقتی کارهای بزرگ‌تر به شدت باعث پیشرفت‌مان می‌شود، بازهم کارهای کوچک را ترجیح می‌دهیم.

۲- تخمین میزان تلاش مورد نیاز برای هر کار

فکر‌کردن، گاهی اوقات فقط چند دقیقه زمان می‌برد اما یک کار ممکن است نیم ساعت وقت‌مان را بگیرد. بعضی‌ها نمی‌خواهند هیچ فرصتی را از دست بدهند ولی محاسبه نمی‌کنند که این فرصت چه‌قدر وقت‌شان را خواهد گرفت. مدلاک توصیه می‌کند برای پرهیز از این اشتباه در مدیریت زمان می‌بایست مقدار زمان مورد نیاز برای هر کار را در فهرست کارهایی که باید انجام بدهید، بنویسید.

اگر کاری بین ۲۵ تا ۳۰ دقیقه طول می‌کشد‌، آن را باید در تقویم‌تان بنویسید. ترفند دیگر این است که دو برابر زمان تخمینی‌تان را برای هر کار بنویسید. یعنی اگر فکر می‌کنید کاری نیم ساعت زمان می‌برد، برای اطمینان یک ساعت برایش در نظر بگیرید.

پیش از این که روز کاری‌تان را شروع کنید، ده دقیقه صرف زمان بندی روزتان کنید. هر ده دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی می‌کنید، یک ساعت در کارهای اجرایی‌تان صرفه‌جویی می‌کنید. ولی ۱۰۰% تمام روزتان را برنامه‌ریزی نکنید. چند جای خالی برای کارهای جدید و ضروری بگذارید.

۳- حواس پرتی های مدیریتی

حواس‌پرتی‌ها موجب تأخیر می‌شوند. از میان حواس‌پرتی‌ها، بدترین‌شان ایمیل و رسانه‌های اجتماعی است. مدلاک توصیه می‌کند که برای پرهیز از حواس‌پرتی‌ها، وقتی می‌خواهید روی کار خاصی تمرکز کنید‌، اطلاع‌گر‌های ایمیل را خاموش کنید یا طوری تنظیم کنید که ساعتی یک یا دو بار نمایش داده شوند، این‌طوری هر دو دقیقه با صدای اطلاع‌گر ایمیل حواس‌تان پرت نمی‌شود.

در‌نظر‌گرفتن زمان مشخصی در روز برای چک‌کردن ایمیل، یک راه عالی دیگر برای مدیریت حواس‌پرتی‌ها است و عملکردتان را بهبود می‌دهد. مدلاک می‌گوید: “چک‌کردن مداوم ایمیل‌ها به معنی نگاهی سرسری‌انداختن و پاسخی سریع‌دادن است. که اگر به خاطر بی‌دقتی مجبور به عذرخواهی یا توضیح‌دادن دوباره برای روشن‌ساختن منظورتان شوید، وقت و هزینه‌ی بیش‌تری تلف کرده‌اید.”

۴- پی گیری ذهنی زمان اتلاف وقت است

مدلاک می‌گوید: “تنها دو راه برای یافتن زمان بیش‌تر وجود دارد، حذف‌کردن یا ساده‌کردن کارها. تا وقتی که زمان تان را ذهنی پی‌گیری می‌کنید، نمی‌توانید بفهمید چه چیزی را حذف یا ساده کنید.”

پس یک خودکار و کاغذ بردارید و چیزهایی را بنویسید که در طول روز وقت‌تان را تلف می‌کند. این نوشته در واقع، نگاه شما نسبت به اشتباه‌های مدیریت زمان شخصی‌تان است.

یکی دو هفته زمان‌های‌تان را پی‌گیری کنید و نتیجه را یادداشت کنید، این کار کمک می‌کند که بفهمید کجای راه موفقیت مدیریت زمان تان قرار دارید. آیا دائما با تماس‌های تلفنی مشغولید یا کارمندان می‌خواهند وارد اتاق‌تان شوند و از نزدیک صحبت کنند؟ آیا زیاد در وب می‌چرخید، یا خیلی ایمیل‌تان را چک می‌کنید؟ مدلاک می‌گوید: “به یادداشت‌های‌تان نگاه کنید، اعداد دروغ نمی‌گویند. پس، وقتی فهرستی را می‌بینید که اعدادش می‌گویند چگونه روزتان را گذرانده‌اید، می‌توانید درباره‌ی حذف یا ساده‌کردن کارهای‌تان راهبردی‌تر فکر کنید. ”

۵- چند وظیفه ای بودن

کارشناسان معتقدند، هیچ کدام از این اشتباه‌ها مثل چندوظیفه‌ای بودن نیست. آن‌چه به نام “چندوظیفه‌ای” می‌شناسیم در واقع، از یک کار سراغ کار دیگر رفتن است. این کار برای مغزمان به شدت مضر است.

مدلاک می‌گوید: ” مغز ما برای فکر‌کردن و نتیجه‌گرفتن طراحی شده است نه برای مدیریت فهرست کارهایی که باید انجام بدهیم.” ماندن در یک کار به معنای تمرکز بر آن کار در زمانی معین است. با خودتان تکرار کنید “من همین حالا…”، این جمله کمک می‌کند روی کارتان متمرکز شوید و از یک کار به سراغ کار دیگر نروید.